Importance de la pièce justificative en comptabilité

1. Qu’est-ce qu’une pièce justificative ?

Une pièce justificative est un document écrit qui sert de preuve pour une opération comptable. Elle permet de justifier l'enregistrement d’une écriture dans les comptes de l’entreprise. Il peut s’agir d’une facture, d’un ticket de caisse, d’un relevé bancaire, d’un contrat ou encore d’un reçu.

2. Pourquoi la pièce justificative est-elle obligatoire ?

Parce qu’elle garantit la fiabilité, la traçabilité et la vérifiabilité de la comptabilité. En Belgique, toute écriture comptable doit être justifiée par un document probant, conformément à la législation comptable. L’absence de justificatif peut être assimilée à une irrégularité, voire à un indice de fraude en cas de contrôle.

3. Quels sont les types de pièces justificatives les plus courants ?

• Facture d’achat ou de vente

• Ticket de caisse

• Extrait de compte bancaire

• Note de crédit

• Contrat de prestation ou de bail

• Reçu de paiement

• Note de frais (avec justificatif joint)

4. Peut-on comptabiliser une dépense sans pièce justificative ?

Non. Toute dépense doit être justifiée par une pièce probante. À défaut, la dépense pourrait être rejetée tant au niveau comptable que fiscal. En cas de contrôle, l’administration peut réclamer le remboursement de la TVA déduite et refuser la déduction de la charge au résultat.

5. Pendant combien de temps doit-on conserver les pièces justificatives ?

Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans, à compter du 1er janvier de l’année suivant leur date. Cela vaut tant pour les documents comptables que fiscaux. La conservation peut être faite au format électronique, à condition que les documents soient lisibles, accessibles et inaltérables.

6. Qui est responsable de la conservation des pièces ?

C’est l’entreprise (ou l’indépendant) qui est tenue de conserver les pièces justificatives. Le comptable peut en avoir une copie, mais la responsabilité légale en cas de contrôle incombe au client.